دستگاه فکس به دستگاهی گفته می شود که امکان ارسال و دریافت نامه های اداری را با استفاده از خطوط تلفن مهیا می سازد . بدین صورت که کاغذ در دستگاه وارد شده و اسکن می شود و سپس از طریق تلفن ارسال می شود .
دستگاه فکس نوشته یا همان نامه های اداری را به کدهای مناسب برای ارسال در خطوط تلفن تبدیل می کند . این کار توسط فکس مبدأ اتفاق می افتد ، پس از تبدیل نوشته به سیگنال های قابل ارسال در خطوط تلفن و ارسال آن به فکس دیگر ، فکس مقصد سیگنال های دریافتی را به نوشته تبدیل می کند و نوشته ها بر روی کاغذ چاپ می شوند .
فکس ها به سه دسته لیزری ، کاربنی ، حرارتی تقسیم می شوند که با توجه به نیاز شرکت و استفاده کننده مورد نظر نوع آن مشخص می شود . به طور مثال در یک شرکت کوچک که تعداد نامه های اداری ارسالی و دریافتی کم است استفاده از فکس حرارتی که دارای سرعت کم است مناسب تر می باشد یا در شرکت متوسط که تعداد فکس ها زیاد نیست و تنها یک نفر (مثلاً منشی) از فکس استفاده می کند ، فکس کاربنی که سرعتی متوسط دارد نیاز شرکت را مرتفع می سازد و در شرکت بزرگ که چندین نفر از دستگاه فکس استفاده می کنند و تمایل به استفاده مفید از فضای شرکت را دارند و تعداد نامه های ارسالی و دریافتی زیاد است بهتر است از فکس لیزری استفاده شود که سرعت بالایی دارد و هم چنین دارای ویژگی های خاص زیادی می باشد .